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X-Dreamers十字架梦想家

沟通能力 · 第 2 课，共 6 课

清楚的工作写作：写别人拿到就能办的消息

把一条含糊的进度更新，改写成有背景、有决定、有下一步的简洁消息。

20 分钟 · 免费 · 不用注册

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你会学到

先说对方需要的

开头就写决定、请求或有用的结果，背景只补对方理解所需的部分。写给老板的进度、写给客户的邮件、交接给工程师的说明，详略都不一样。

用具体的名词和动词

“我们应该对齐一下改进方向”这种话，换成具体的动作、负责人和截止时间。想法复杂时，句子短一点有帮助；但把必要的背景也删掉，对方反而更难看懂。

检查语气和歧义

站在收件人的位置读一遍：他分得清哪些已经确定、哪些还不确定、你要他做什么吗？请求要说得客气，也要说得明白，别把它埋在一大段背景里。

一个例子

“请在周四前确认：试点报告要不要包含逾期发票？目前的样本没有算进去。你定下来之后，我们才能准备周五的试用。”请求、背景和后果一眼就能看到。

要避开的陷阱

短不等于清楚。只丢两个字的消息，可能让读的人多花好几倍工夫去猜。

动手练习

回答下面三个问题。在装备的学习桌里，你的答案会保存在浏览器中，还有一份清单帮你检查。

  1. 你的原始消息用一条真实但不太要紧的消息，或者自己编一个例子。
  2. 改写后的版本先说重点，补上必要的背景和一个清楚的请求。
  3. 站在读者角度检查读的人是谁？他看完应该明白什么、接下来做什么？

好的答案要有

  • 重点放在前面
  • 请求附有足够的背景
  • 语气尊重，内容具体
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自我检查

哪一个请求最容易让人照做？
  1. 我们找时间对齐一下。
  2. 请看一下这两份样本报告，周四前选一份。
  3. 有什么想法？

答案: B. 它说清楚了要做什么、看哪些材料、什么时候完成，收件人不用猜。

你为了精简一条更新，把决策截止日期删掉了。这样一定更好吗？
  1. 是，越短越清楚。
  2. 不一定，关键的背景可能丢了。
  3. 是，日期从来没什么用。

答案: B. 修改是为了删掉多余的字，同时保留对方采取行动所需要的信息。

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