跳到主要內容
X-Dreamers十字架夢想家

溝通能力 · 第 2 課，共 6 課

清楚的工作寫作：寫別人拿到就能辦的消息

把一條含糊的進度更新，改寫成有背景、有決定、有下一步的簡潔消息。

20 分鐘 · 免費 · 不用註冊

在裝備裡做這一課 →

你會學到

先說對方需要的

開頭就寫決定、請求或有用的結果，背景只補對方理解所需的部分。寫給老闆的進度、寫給客戶的郵件、交接給工程師的說明，詳略都不一樣。

用具體的名詞和動詞

「我們應該對齊一下改進方向」這種話，換成具體的動作、負責人和截止時間。想法複雜時，句子短一點有幫助；但把必要的背景也刪掉，對方反而更難看懂。

檢查語氣和歧義

站在收件人的位置讀一遍：他分得清哪些已經確定、哪些還不確定、你要他做什麼嗎？請求要說得客氣，也要說得明白，別把它埋在一大段背景裡。

一個例子

「請在週四前確認：試點報告要不要包含逾期發票？目前的樣本沒有算進去。你定下來之後，我們才能準備週五的試用。」請求、背景和後果一眼就能看到。

要避開的陷阱

短不等於清楚。只丟兩個字的消息，可能讓讀的人多花好幾倍工夫去猜。

動手練習

回答下面三個問題。在裝備的學習桌裡，你的答案會保存在瀏覽器中，還有一份清單幫你檢查。

  1. 你的原始消息用一條真實但不太要緊的消息，或者自己編一個例子。
  2. 改寫後的版本先說重點，補上必要的背景和一個清楚的請求。
  3. 站在讀者角度檢查讀的人是誰？他看完應該明白什麼、接下來做什麼？

好的答案要有

  • 重點放在前面
  • 請求附有足夠的背景
  • 語氣尊重，內容具體
在裝備裡做這一課 →

自我檢查

哪一個請求最容易讓人照做？
  1. 我們找時間對齊一下。
  2. 請看一下這兩份樣本報告，週四前選一份。
  3. 有什麼想法？

答案: B. 它說清楚了要做什麼、看哪些材料、什麼時候完成，收件人不用猜。

你為了精簡一條更新，把決策截止日期刪掉了。這樣一定更好嗎？
  1. 是，越短越清楚。
  2. 不一定，關鍵的背景可能丟了。
  3. 是，日期從來沒什麼用。

答案: B. 修改是為了刪掉多餘的字，同時保留對方採取行動所需要的信息。

延伸課程