這節課要練的
把一條含糊的進度更新,改寫成有背景、有決定、有下一步的簡潔消息。
先說對方需要的
開頭就寫決定、請求或有用的結果,背景只補對方理解所需的部分。寫給老闆的進度、寫給客戶的郵件、交接給工程師的說明,詳略都不一樣。
用具體的名詞和動詞
「我們應該對齊一下改進方向」這種話,換成具體的動作、負責人和截止時間。想法複雜時,句子短一點有幫助;但把必要的背景也刪掉,對方反而更難看懂。
檢查語氣和歧義
站在收件人的位置讀一遍:他分得清哪些已經確定、哪些還不確定、你要他做什麼嗎?請求要說得客氣,也要說得明白,別把它埋在一大段背景裡。
實際案例 · 原創示例
「請在週四前確認:試點報告要不要包含逾期發票?目前的樣本沒有算進去。你定下來之後,我們才能準備週五的試用。」請求、背景和後果一眼就能看到。
短不等於清楚。只丟兩個字的消息,可能讓讀的人多花好幾倍工夫去猜。