这节课要练的
把一条含糊的进度更新,改写成有背景、有决定、有下一步的简洁消息。
先说对方需要的
开头就写决定、请求或有用的结果,背景只补对方理解所需的部分。写给老板的进度、写给客户的邮件、交接给工程师的说明,详略都不一样。
用具体的名词和动词
“我们应该对齐一下改进方向”这种话,换成具体的动作、负责人和截止时间。想法复杂时,句子短一点有帮助;但把必要的背景也删掉,对方反而更难看懂。
检查语气和歧义
站在收件人的位置读一遍:他分得清哪些已经确定、哪些还不确定、你要他做什么吗?请求要说得客气,也要说得明白,别把它埋在一大段背景里。
实际案例 · 原创示例
“请在周四前确认:试点报告要不要包含逾期发票?目前的样本没有算进去。你定下来之后,我们才能准备周五的试用。”请求、背景和后果一眼就能看到。
短不等于清楚。只丢两个字的消息,可能让读的人多花好几倍工夫去猜。